SEGEM KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
İşbu bilgilendirme metni 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” 10’uncu Maddesi’nde ‘Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü’ gereğince hazırlanmış olup, bu formla kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve aktarılmasına ilişkin yöntem, amaç, hukuki sebepler ile kişisel verilerinizin korunmasına ilişkin haklarınız hakkında tarafınızı bilgilendirme amaçlanmaktadır.
Sigortacılık Eğitim Merkezi (“SEGEM”), 3/6/2007 tarihli ve 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu’nun 31 inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmek üzere, sigortacılıkla ilgili özellik taşıyan mesleki nitelikteki konular için gerekli sınavların tarafsız bir şekilde yapılması; toplumda risk ve sigorta bilincinin oluşturulması; sigorta sektörüne yetişmiş eleman istihdamına katkıda bulunulması; sigortacılık konusunda mevcut eğitim programlarının geliştirilmesine ve etkinliğine katkı sağlanması, yurt içinde, yurt dışında ya da uluslararası anlaşmalar çerçevesindeki eğitim taleplerinin eşgüdümünün sağlanması, sektörün gelişmesine katkı sağlayacak inceleme ve araştırmalarda bulunulması, elde edilecek bilgilerin ilgililerin paylaşımına sunulması ile bu konularda gerekli organizasyonların yapılmasını hususlarında görevlendirilmiş olup SEGEM hizmetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesi amacıyla kişisel veriler işlenmektedir. Bu doğrultuda, Sigortacılık mevzuatı ile Sigortacılık Eğitim Merkezi Yönetmeliği kapsamında ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, ilgili kişinin haklarının belirtilmesi, aktarılması ve başvuru yapılmasına ilişkin olarak işbu aydınlatma metni hazırlanmıştır.
1. Kişisel Verilerin İşlenmesindeki Genel İlkeler
Kişisel Verilerinizin korunması sorumluluğumuzun tam bilinci ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında tanımlı “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 4’üncü Maddesi’nde belirtilen;
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
ilkeleri ile korunmasını taahhüt etmekteyiz.
2. KVKK Gereği İşlenen Kişisel Veriler
İşbu bilgilendirme metninde, “kişisel verileriniz” KVKK 3/1-d Maddesi gereği kimliğinizi veya üçüncü bir kişinin kimliğini belirten ya da belirlenebilir kılan her türlü veriyi ifade eder. SEGEM olarak işlenen kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5’inci maddesinin birinci fıkrası ve ikinci fıkrasının (a), (c), (ç) ve (e) bentleri uyarınca kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
İşlenen kişisel veriler, SEGEM tarafından düzenlenen eğitim/sınav/sertifika hizmetlerine göre değişiklik göstermekle birlikte kanun kapsamında işlenecek veriler her Sınav/Eğitim Başvuru ve Uygulama Kılavuzu’nda detaylı olarak belirtilmekte olup ilgili mevzuatlar ve hukuki dayanaklar çerçevesinde aşağıda belirtilen amaçlarla 6698 sayılı Kanunun 5 ve 6’ncı maddeleri uyarınca adınızı, kimlik bilgilerinizi, adresinizi, telefon numaranızı, IP adresinizi, e-posta adresinizi, başvuru esnasında çalıştığınız kurum bilginizi, girdiğiniz sınavlara ilişkin bilgiler ve sınav sonuçlarınızı, aldığınız eğitimlere ilişkin bilgilerinizi, sertifika bilgilerinizi, e-sınav platformunun kullanımına ilişkin giriş ve çıkış bilgileriniz ile kullanıcı adınız ve şifrenizi, platform kullanımına ilişkin sınav kayıtları bilgilerinizi, sınav esnasındaki kamera/ses kayıtlarınızı (varsa gözetimli sınav uygulamaları) ve SEGEM’ e başvurduğunuz önceki eğitim/sınav/sertifika bilgilerinizi içerir. E-posta adresi ve telefon numarası sizi bilgilendirmek için toplanmaktadır. Bilgilerinizi eksik/hatalı yazarak başvuru yaparsanız size bilgilendirme yapılamamasından dolayı sorumluluk kabul edilmez.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler;
- Eğitim/Sınav/Sertifika faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında katılımcıların kayıt işlemlerinin yapılması, eğitim/sınav/sertifika süreçlerinin planlanması, yürütülmesi, ölçme ve değerlendirme sonuçlarının oluşturulması,
- Sınav değerlendirme sürecinin objektif yapıldığını ortaya koyabilecek şeffaflığın sağlanması,
- Sertifikasyon ve belgelendirme süreçlerinin yönetimi kapsamında başarılı olan kişilere sertifika verilmesi, sertifika geçerlilik sürelerinin takibi, yenileme ve doğrulama işlemlerinin yapılması,
- İlgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilebilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi,
- Mevzuat kapsamında yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında ilgili Bakanlık, Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme ve Denetleme Kurumu (SEDDK) gibi düzenleyici kurumların taleplerinin karşılanması, mevzuat gereği tutulması zorunlu kayıtların oluşturulması,
- Eğitim kalitesinin ve katılımcı memnuniyetinin artırılması hususunda eğitim ve sınav süreçlerine ilişkin memnuniyet anketlerinin uygulanması, istatistiki analizlerin yapılması ve hizmetlerin geliştirilmesi.
- Kurumsal iletişim ve bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer, sınav, duyuru, etkinlik veya programlara ilişkin bilgilendirme yapılması; katılımcılara SMS, e-posta veya diğer dijital kanallar aracılığıyla bilgilendirme gönderilmesi,
- Finansal işlemlerin gerçekleştirilmesi hususunda eğitim/sınav/sertifika ücretlerinin tahsil edilmesi, muhasebe ve faturalama işlemlerinin yapılması, iade süreçlerinin yürütülmesi,
- Hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması amacıyla SEGEM’in, çalışanlarının ve hizmet alan kişilerin bilgi güvenliğinin temini, olası uyuşmazlıklarda delil oluşturulması, hukuki taleplerin takibi,
- SEGEM ile mevzuat gereği eğitim ve sınavların yapılması konusunda ilişki içerisinde olan resmi kurum ve kuruluşlar ile 3. şahısların hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
- Fiziksel mekân ve sistem güvenliğinin sağlanması hususunda SEGEM binalarının güvenliği için kamera kayıtlarının alınması, ziyaretçi kayıtlarının tutulması, sınav merkezlerinde kimlik doğrulama işlemlerinin yapılması,
- İnsan Kaynakları ve operasyonel süreçlerin yönetimi kapsamında eğitmen, sınav gözetmeni ve diğer personel bilgilerinin işlenmesi, görevlendirme, ücretlendirme ve performans takibinin yapılması,
- SEGEM stratejilerinin yasal uyum süreçlerinin belirlenebilmesi, geliştirilebilmesi ve uygulanabilmesi,
- Uluslararası eğitim ve iş birlikleri faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla yurt dışı eğitim kurumları veya iş ortaklarıyla yapılacak programlarda katılımcı bilgilerinin ilgili kurumlarla paylaşılabilmesi,
- Sigorta sektörünün nitelikli insan kaynağı ihtiyacının karşılanmasına, mesleki bilgi ve yetkinliklerin geliştirilmesine ve sigorta sektöründe yetişmiş, nitelikli insan gücünün istihdamına katkı sağlanmasına yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,
- SEGEM ile SEGEM’e bağlı birimlerin akreditasyon ve değerlendirme çalışmalarının yapılabilmesi,
- Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilebilmesi
amaçlarıyla KVKK’nın 5’inci maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde sınırlı olarak işlenmektedir.
Yine özel nitelikli kişisel veriler 6698 sayılı Kanunun 6. maddesi 3/d bendinde yer alan “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması” ve aynı maddenin diğer hükümlerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanarak; kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hizmetlerin etkin bir şekilde sunulabilmesini teminen yukarıda yer verilen amaçlarla işlenmektedir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanunun 8’inci maddesi uyarınca ve korunarak yalnızca yetkili kişi, kurum ve kuruluşlarla gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak verilen hizmet ile sınırlı olmak kaydıyla paylaşılmaktadır.
Kişisel verileriniz; SEGEM için destek hizmetleri sağlayan, sitelerimizi barındıran veya işleten; verileri analiz eden hizmet sağlayıcıları, eğitim ve sınavların sizlere ulaştırılmasına yardımcı olan hizmet sağlayıcıları, müşteri hizmetleri sunan, ödemeleri yöneten hizmet sağlayıcıları vb.- üçüncü kişiler ile, SEGEM hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili iş birimleri tarafından yapılması, eğitim/sınav/sertifika faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, sınav süreçlerinin yürütülmesi, kamu düzeni ve güvenliğinin sağlanabilmesi, SEGEM VE SEGEM ile mevzuat gereği iş ilişkisi içerisinde olan kurum/kuruluş/kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, SEGEM’ in ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile SEGEM insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla yurt içi ve yurt dışındaki iş ortaklarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, 6698 sayılı Kanunun 8’inci ve 9’uncu Maddeleri’nde belirtilen kişisel verilerin aktarılması hükmü çerçevesinde aktarılabilecektir.
İlgili üçüncü kişiler, söz konusu hizmeti yerine getirebilmek için gerekli olan ilgili kişisel veriye erişim sağlamaktadır. Bu durumda, söz konusu üçüncü kişiler, bilgilerinizi yalnızca SEGEM adına hizmet vermek için kullanacak, sözleşmesel yükümlülükleri çerçevesinde bu bilgileri gizli tutmak ve başka hiçbir amaçla kullanmama yükümlülüğü altında olacaklardır.
5. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz; SEGEM tarafından sunulan eğitim, sınav ve sertifika hizmetlerinin niteliğine göre değişiklik göstermekle birlikte, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle; SEGEM merkez ve birimleri, internet sitesi, sosyal medya hesapları, mobil uygulamalar, çağrı merkezleri ve benzeri iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmekte ve işlenebilmektedir.
Kişisel verileriniz, SEGEM tarafından sunulan hizmetlerden yararlanmanız, SEGEM hizmet binalarını veya internet sitesini ziyaret etmeniz, çağrı merkezleriyle iletişime geçmeniz ya da SEGEM tarafından düzenlenen eğitim, sınav ve organizasyonlara katılım sağlamanız sırasında elde edilebilmektedir.
Bunun yanı sıra, sunulan eğitim, sınav ve sertifika hizmetlerinin yürütülebilmesi, başvuruların sonuçlandırılabilmesi ve ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla, gerekli ve zorunlu kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak ve gerekli olduğu ölçüde e-Devlet Kapısı ve/veya yetkili kamu kurum ve kuruluşları aracılığıyla temin edilebilmekte ve işlenebilmektedir. SEGEM ile olan ilişkiniz ve sunulan hizmetin niteliğine bağlı olarak kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca ve işleme amaçlarının gerektirdiği ölçüde işlenebilecektir.
6. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle SEGEM’ e iletmeniz durumunda talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, SEGEM tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
7. Kişisel Veri Sahibinin Veri Sorumluna Başvurusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 13/1 Maddesi gereğince, aynı kanunun 11’inci Maddesi’nde belirtilen haklarınızı kullanmak ve ilgili talebinizi kisiselveri@segem.org.tr adresi üzerinden e-posta ile veya Esentepe Mahallesi Harman Sokak TOBB Plaza No:10/3 Levent Şişli/ İSTANBUL adresine posta yolu ile yazılı olarak şahsen, noter veya iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla iletebilirsiniz.
Başvuruda;
- Adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz T.C. kimlik numarası, yabancı iseniz uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız,
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz,
- Varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, telefon ve faks numaranız,
- Talep konunuzun bulunması gerekmektedir. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir.
Başvuru ve bilgi talep formuna Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sayfasından ulaşabilirsiniz.
VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ
SEGEM - Sigortacılık Eğitim Merkezi
Esentepe Mahallesi Harman Sokak TOBB Plaza No: 10/3 Levent Şişli / İstanbul
Tel: 0212 706 94 42
Faks: 0212 279 90 79
E-mail: kisiselveri@segem.org.tr
8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
SEGEM tarafından işlenen kişisel veriler; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel verilerin saklanma süresi, ilgili mevzuatta öngörülen yükümlülükler, bilgi güvenliğine ilişkin mevzuat ve SEGEM’in saklama ve imha politikaları dikkate alınarak belirlenmektedir.
Kişisel veriler, işlenme amaçlarının ortadan kalkması ve ilgili mevzuat uyarınca verilerin saklanmasını gerektiren herhangi bir yükümlülük veya hukuki sebebin bulunmaması halinde, SEGEM’in saklama ve imha politikaları doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili mevzuat uyarınca kişisel verilerin belirli bir süreyle saklanmasının zorunlu olduğu veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli bulunduğu hallerde, kişisel veriler söz konusu süre boyunca muhafaza edilebilecektir.
İşbu Aydınlatma Metni, ilgili mevzuatta meydana gelen değişiklikler veya SEGEM’in uygulamalarında gerçekleştirilecek güncellemeler doğrultusunda gerekli görülen hallerde güncellenebilir ve ilgili kişilere duyurulur.